Mettre en place un covoiturage dans votre entreprise

Vous pouvez mettre en place facilement et simplement un système de covoiturage à destination de vos salariés. Vous devrez en présenter les avantages à vos salariés et mettre à leur disposition tous les outils qui leur permettront de bénéficier d’une expérience satisfaisante du covoiturage en entreprise.

Qu’est-ce qu’un programme de covoiturage en entreprise ?

Les programmes de covoiturage en entreprise correspondent à la mise en place de trajets en covoiturage entre les salariés d’une même entreprise. Ils peuvent ainsi bénéficier de tous les avantages du covoiturage, mais sans réaliser leurs trajets avec de parfaits inconnus.

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Définition d’un covoiturage en entreprise

Le covoiturage en entreprise est une forme de covoiturage permettant aux salariés d’une même entreprise de s’organiser afin de réaliser ensemble et dans le même véhicule leurs trajets leur permettant de relier leur lieu de travail à leur domicile. 

Les spécificités des covoiturages en entreprise

La spécificité des covoiturages en entreprise par rapport aux autres formes de covoiturage tient au fait qu’il concerne uniquement des usagers de la route appartenant à la même entreprise, qui réalisent ensemble les trajets leur permettant de relier leur domicile et leur lieu de travail.

Quels sont les différents avantages du covoiturage en entreprise ?

Les trajets en covoiturage, notamment ceux réalisés dans le cadre des trajets entre le domicile et le lieu de travail, possèdent de nombreux avantages. Ils permettent ainsi aux covoitureurs de réaliser des économies sur le montant de leurs trajets tout en renforçant leurs liens sociaux avec leurs collègues et en luttant contre le réchauffement climatique.

Réduire les frais de déplacement des employés

Le premier avantage des covoiturages en entreprise est de permettre à vos salariés de réduire les coûts associés à leurs trajets entre leur lieu de vie et les locaux de l’entreprise. Le covoiturage peut représenter un avantage majeur pour vos employés, surtout si les réseaux de transports en commun ne vont pas jusqu’à proximité des locaux de votre entreprise.

Mais il s’agit surtout d’un avantage pour vos salariés qui doivent prendre leur véhicule personnel pour rejoindre votre entreprise. En passant quotidiennement au covoiturage, ils pourront économiser chaque année jusqu’à 2 000 euros sur leurs coûts de transport.

Favoriser la lutte contre le réchauffement climatique

En mettant en place un programme de covoiturage au sein de votre entreprise, vous permettrez à vos salariés de participer activement à la lutte contre le réchauffement climatique.

En réduisant le nombre de véhicules présents au quotidien sur les routes, vos salariés réduisent l’impact des activités humaines sur l’environnement. Vous ne devez donc pas hésiter à encourager les initiatives liées au covoiturage qui sont prises directement par vos employés et à communiquer sur les bienfaits de ces déplacements auprès d’eux.

Renforcer l’entraide entre collègues et le sentiment d’appartenance à l’entreprise

Enfin, réaliser des trajets en covoiturage permet à vos salariés de passer du temps ensemble en dehors du cadre strictement professionnel. Ils peuvent profiter du temps plus ou moins long que représente leur trajet en covoiturage pour discuter de leurs passions communes, pour débattre ou pour aborder des sujets de société par exemple.

Tout cela permettra à vos salariés de se découvrir d’éventuelles passions communes dont ils n’auraient pas forcément pu parler à l’intérieur des locaux de votre entreprise. Le covoiturage en entreprise peut donc aboutir à une meilleure entraide entre collègues, mais également à renforcer leur sympathie pour votre entreprise puisque c’est elle qui leur a permis de tisser de nouveaux liens sociaux.

Comment mettre en place un programme de covoiturage dans votre entreprise ?

Pour que votre programme de covoiturage en entreprise soit efficace, il vous faudra d’abord veiller à sensibiliser vos salariés à la question du covoiturage. Vous pourrez alors mettre en place des outils dédiés, et y intégrer des récompenses ou des incitations pour que vos salariés y trouvent peut-être un intérêt plus complet.

Sensibilisez vos salariés sur la question du covoiturage et mettez en place une stratégie de communication

Lorsque vous mettez en place un programme de covoiturage à destination de vos employés, vous devez commencer par communiquer sur ce projet. Que ce soit en amont lors de la prise de décision de la création du programme jusqu’à son inauguration, vous devez promouvoir le projet en interne.

Une communication interne efficace sur le sujet du covoiturage devrait normalement engendrer une adhésion plus forte de vos salariés à ce projet. Cela devrait ainsi assurer son succès et sa pérennité à long terme.

Proposez à vos salariés une plateforme de covoiturage interne

Pour que votre projet de covoiturage en entreprise soit un succès, vous devez fournir à vos salariés les outils qui leur permettront d’organiser leurs déplacements en covoiturage dans les meilleures conditions possibles. Il vous faudra donc veiller à mettre en place une plateforme ou une application en interne, qui permettra une gestion simple des trajets en covoiturage proposés par vos employés dans l’entreprise.

Il vous faudra aussi préparer les ressources nécessaires à une prise en main rapide de ces outils. Si la plateforme que vous avez choisie est trop complexe et si vous laissez vos salariés sans leur apporter les explications dont ils pourraient avoir besoin, ceux-ci risqueraient de bouder votre programme de covoiturage en entreprise.

Mettez en place des avantages spécifiques pour inciter à l’adoption du covoiturage en entreprise

Vous avez également la possibilité de soutenir votre programme de covoiturage en entreprise en proposant des avantages et des incitations financières à destination de vos salariés qui choisiront ce mode de déplacement. 

Vous pouvez ainsi leur proposer des remboursements partiels de leurs frais de transport ou bien des primes associées à leur conscience écologique. Vous avez aussi la possibilité de leur proposer de prendre en charge partiellement ou entièrement leurs frais de stationnement, ce qui peut représenter un coût important notamment en milieu urbain.

Une autre possibilité est de transformer les économies réalisées en dons versés à des œuvres caritatives ou à des ONG luttant contre le réchauffement climatique. Cela  vous permettra de valoriser encore un petit peu plus la responsabilité sociale et sociétale de votre entreprise.

Enfin, rien ne vous empêche également de mettre en place des programmes de reconnaissance et de récompense en interne, afin de valoriser les actions de vos salariés qui ont réalisé le plus de trajets en covoiturage sur une période de temps donnée, par exemple. Cela pourra se concrétiser sous la forme d’un trophée, d’une mention honorifique ou bien encore d’un certain nombre d’avantages exclusifs réservés uniquement aux participants à votre programme de covoiturage.

Comment gérer et suivre le développement du programme de covoiturage ?

Une fois que vous aurez lancé votre programme de covoiturage en entreprise, vous devrez suivre la participation, afin de vérifier si son succès atteint les objectifs que vous aviez fixés. Si ce n’est pas le cas, vous pourrez vous baser sur les résultats obtenus pour ajuster votre programme.

Collectez des données et suivez les évolutions du programme

Une fois que votre programme de covoiturage en entreprise aura été lancé, vous devrez vous assurer que celui-ci fonctionne correctement et qu’il remporte l’adhésion de vos salariés. Il vous faut pour cela vous baser sur des données fiables liées au nombre de trajets réalisés, au nombre de salariés qui y participent ou bien encore aux rejets de CO2 théoriquement évités. 

Grâce à toutes ces métriques, vous pourrez vérifier si votre programme de covoiturage en entreprise fonctionne bien et si l’adoption chez vos salariés est réelle.

N’hésitez pas à adapter le programme de covoiturage en fonction des données obtenues

Grâce aux données obtenues dans le cadre du suivi et de l’adoption de votre programme de covoiturage, vous pourrez mettre en place des ajustements afin de rendre ce programme plus attractif. Vous pourrez ainsi réduire les éventuels problèmes qui empêchaient vos salariés d’adhérer à ce programme, ou bien revoir les incitations et les avantages que vous aviez définis lors de sa mise en place afin de les rendre plus attractifs.

Mettez en place des partenariats externes

Vous n’avez pas besoin de limiter le programme de covoiturage de votre entreprise uniquement à votre entreprise. Pour le rendre plus attractif pour vos salariés, vous avez la possibilité d’intégrer d’autres acteurs dans votre projet.

Cela peut se faire au niveau des participants. Plus votre programme sera ouvert à des participants potentiels et plus celui-ci pourra rencontrer du succès. Vous pouvez donc proposer à des entreprises voisines ou à des immeubles de bureaux présents à proximité de vos locaux de rejoindre votre programme de covoiturage. Grâce à cela, vous pourrez voir le nombre de participants à vos covoiturages augmenter. Cela permettra également à vos salariés de rencontrer les employés d’autres structures et ainsi d’échanger avec de nouvelles personnes pendant leurs trajets.

Vous avez également la possibilité d’intégrer directement à votre projet de covoiturage des entreprises pouvant intervenir dans ses aspects opérationnels. c’est par exemple le cas des gestionnaires de parkings payants ou bien encore les stations de covoiturage ou de recharge de voitures électriques. Vous pouvez aussi collaborer avec des plateformes de covoiturage déjà bien installées afin d’obtenir des outils de gestion spécifiques, plutôt que d’avoir à les réaliser par vous-même en interne.

Comment faire face aux difficultés associées au covoiturage en entreprise ?

Il n’est pas impossible que vos salariés puissent avoir des doutes vis-à-vis du covoiturage ou de certains de ces aspects. Vous devrez donc découvrir quels sont ces doutes et les dissiper, afin que votre programme de covoiturage en entreprise puisse attirer un maximum de participants.

Si le covoiturage possède de très nombreux avantages, notamment pour les salariés d’une entreprise dans le cadre de leurs trajets du quotidien, il continue malheureusement de souffrir de certains à priori négatifs. Pour que votre programme de covoiturage en entreprise fonctionne, vous devrez donc veiller à dissiper ces différents points de tension.

Ces difficultés peuvent concerner : 

• la crainte du manque de flexibilité, dans les horaires et les disponibilités des conducteurs notamment
• la peur du manque de confort et de la perte d’intimité associés au partage d’un espace exigu comme l’intérieur d’une voiture avec des collègues ou des inconnus. ces situations peuvent engendrer des problèmes d’entente entre les participants, ce qui risque de dégrader l’ambiance dans l’entreprise
• la complexité logistique et les risques d’incompatibilité dans la routine ou les horaires des différents participants
• les craintes liées aux questions de responsabilité liées à la sécurité ou aux aspects juridiques, notamment en cas d’accident de la route

Pour que votre projet de covoiturage en entreprise se déroule dans des conditions optimales, vous devez anticiper ces problèmes au maximum et y répondre de manière efficace. Cela passe notamment par la mise en place d’une expérience positive et rassurante du covoiturage en entreprise. En faisant preuve de transparence et en adressant avec précision les différents points qui ont été présentés précédemment, vous devriez pouvoir faire disparaître les doutes associés au covoiturage, et ainsi permettre une plus grande participation de vos salariés à ce programme.

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