Prime de transport : que doit régler l’employeur à ses salariés ?

Que les salariés se déplacent en métro, train ou vélo, les employeurs doivent participer aux frais de transport de leurs employés concernant les trajets entre le domicile et l’entreprise. Cette obligation est précisée dans le Code du travail. Le seuil du montant de participation et les types de frais concernés ne sont cependant pas toujours très clairs pour les salariés et même pour les employeurs : voici un récapitulatif sur la prime de transport et son barème ainsi que les autres obligations des employeurs concernant les moyens de transport de leurs salariés.

Quels sont les moyens de transport concernés par la participation obligatoire de l’employeur ?

L’obligation de participation est mise en place si les abonnements souscrits par les salariés sont utilisés pour des déplacements entre leur domicile et leur lieu de travail, grâce à des transports publics ou des services publics de location de vélos. De manière plus concrète, voici les abonnements dont la souscription du salarié oblige l’employeur à participer aux moyens de transport :

• Une carte ou un abonnement hebdomadaire, mensuel ou annuel émis par des entreprises de transport public, la SNCF ou la RATP.
• Un abonnement à un service public de location de vélos. 
• Si un salarié doit utiliser son véhicule personnel pour le travail, l’employeur doit le rembourser via les indemnités kilométriques. 

Les titres de transport achetés à l’unité, comme par exemple un ticket de métro, ne sont pas remboursables.

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A la hauteur de quel montant l’employeur doit participer aux moyens de transport de ses salariés ?

Un employeur doit participer aux abonnements de ses salariés à hauteur minimum de 50%. Si plusieurs abonnements sont pris pour un même trajet, ils doivent tous être pris en compte dans le calcul du défraiement.

Pour profiter de la prime des transports à hauteur de 50% des frais, il faut travailler au moins la moitié de la durée légale hebdomadaire de travail, soit 35 heures par semaine. Si le salarié travaille moins, la prise en charge de frais doit être calculée au prorata selon les horaires effectués.

Comment se faire rembourser ses frais de transport par son employeur ?

Le remboursement des transports est accessible par les salariés à partir du moment où le justificatif du titre de transport est transmis à l’entreprise. Le paiement doit se faire rapidement : en général, le remboursement est effectué chaque mois sur la fiche de paye du salarié, lorsque l’abonnement est annuel. S’il est mensuel, il doit être fait le mois de la souscription ou au plus tard le mois suivant.

Si l’entreprise décide de changer ses modalités de paiement ou de preuve de remboursement, les salariés doivent être avertis au moins 1 mois avant la date fixée par l’entreprise afin d’avoir le temps de faire les démarches nécessaires.

La prime de transport, une prise en charge facultative pour l’employeur

Les frais de carburant ou d’alimentation des véhicules électriques dépensés par les salariés pour leurs déplacements entre leur domicile et leur travail peuvent être défrayés grâce à une prime de transport, sous certaines conditions. 

Si elle est mise en place dans l’entreprise (optionnel), elle doit être attribuée à tous les salariés selon les mêmes modalités. 

Plusieurs conditions sont fixées pour obtenir la prime de transport :

• Le salarié doit vivre hors de la région Ile-de-France et loin des transports urbains.
• L’utilisation de son véhicule personnel est indispensable et ses horaires de travail ne permettent pas l’utilisation des transports collectifs.

Au contraire, la prime de transport n’est pas accessible si :

• L’employeur a déjà mis en à la disposition du salarié un véhicule avec le carburant pris en charge. 
• Le salarié est logé dans des conditions qui lui évitent de dépenser tous frais de transport pour se rendre au travail.

Les frais de carburant qu’il est possible de toucher via la prime de transport sont fixés à un maximum de 200 euros. Les frais d’alimentation des véhicules électriques sont quant à eux fixés à 500 euros.

Cette prime de transport est cumulable avec les indemnités kilométriques et le forfait mobilités durables dans la limite de 500 euros par an et par salarié.

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