Calculer ses frais kilométriques pour recevoir des indemnités

Les frais kilométriques correspondent au prix relatif à la distance parcourue entre le domicile d’un conducteur et son travail avec son véhicule personnel. Ces frais sont déductibles des impôts après déclaration par le salarié concerné, mais certaines réglementations sont à respecter afin de pouvoir en profiter. Le montant des indemnités kilométriques est calculé de manière précise selon la distance parcourue et les jours travaillés par le conducteur. Découvrez comment calculer vos frais kilométriques et comment bénéficier de l’indemnisation.

A quelles conditions sont soumises les indemnités kilométriques ?

Il existe deux façons de se faire rembourser les trajets effectués entre le domicile et le travail. La première façon est de bénéficier d’un abattement de 10% sur les impôts. La deuxième concerne le calcul des frais réels engagés pour se déplacer avec son véhicule privé, basé sur des critères précis comme le type de trajet, le nombre de jours travaillés, les kilomètres parcourus...

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Le type de parcours réalisé pour aller au travail

Lors de la déclaration des frais kilométriques, le parcours réalisé avec le véhicule doit être logique et aller droit au but en étant le plus court possible. Par exemple, il ne faut pas induire dans votre calcul la distance parcourue pour déposer votre enfant à l’école ou chez sa nounou. Concernant le type de transport, vous pouvez en utiliser plusieurs tant que ce choix reste logique et simple : voiture, train, bus… Pensez à justifier ce choix lors de votre déclaration afin de prouver que votre trajet est nécessaire.

La distance parcourue

Pour bénéficier d’indemnités kilométriques, la distance maximale domicile-travail qui peut être prise en compte pour le calcul est de 40 kilomètres par trajet soit 80 kilomètres par jour. Les kilomètres supplémentaires ne peuvent être pris en compte dans le calcul et donc non déductibles de vos impôts, sauf situations exceptionnelles.

Les cas exceptionnels pour déroger aux règles des frais kilométriques

Il existe des situations exceptionnelles qui permettent de déduire plus de 80 kilomètres par jour pour le trajet domicile-travail, sous réserve d’une justification tangible :

• des problèmes de santé personnelle ou d’un proche ; 
• des problèmes concernant la scolarisation des enfants ;
• des difficultés à trouver un emploi proche du domicile ;
• une forte mobilité de l’emploi ; 
• une mutation géographique professionnelle …

Cette liste n’est pas exhaustive : chaque situation est étudiée au cas par cas par le fisc qui donne ensuite une réponse favorable ou non à la requête.

Le nombre de trajets autorisés

Un seul aller-retour par jour est déductible concernant les frais kilométriques. Encore une fois, les situations exceptionnelles peuvent justifier le fait d’avoir deux trajets déduits, par exemple un emploi du temps atypique, l’obligation d’aider un proche à domicile...

Comment calculer les frais kilométriques ? 

Il est possible de se référer au barème kilométrique publié par l’administration fiscale chaque année pour réussir à calculer ses frais kilométriques. Le calcul va dépendre du véhicule et du nombre de chevaux ainsi que des kilomètres parcourus dans l’année, selon la distance entre le domicile et le travail pour un certain nombre de jours travaillés. 

La formule de calcul revient à : km totaux = distance DT * nombre de jours

La distance domicile-travail est inférieure à 40 km et vous avez travaillé 47 semaines à 5 jours. 47*5 = 235 jours.

Si la distance est égale à 15 km soit 30 km aller-retour, le nombre total de kilomètres à soumettre au barème kilométrique est égal à 235 * (15 * 2) = 7 050 km.

Si la distance est supérieure à 40 km, vous ne devez inclure que les 40 premiers dans votre calcul. Le maximum de kilomètres à être pris en compte est donc 18 800 kilomètres.

Faut-il justifier les frais kilométriques ?

Il n’est plus obligatoire de justifier ses frais lors de la déclaration de revenus, mais le fisc procède à de nombreux contrôles et peut vous demander une justification si les trajets ne semblent pas optimisés. Dans ce cas, vous devrez démontrer la réalité de vos frais et leur montant grâce à des pièces justificatives comme une attestation employeur, votre emploi du temps, votre carte grise…

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